Lors de la création d’une entreprise soit sous forme individuelle ou sous la forme d’une société, le dirigeant doit faire face à quelques formalités et réglementations qu’il est impératif de connaître et d’observer pour s’y conformer.
Cela garantira pour sa future entreprise sécurité et anticipation sur les éventuels problèmes qui découleraient dans le futur de leur inobservance.
1- Les formalités juridiques
Ls formalités des entreprises auparavant faites auprès des CFE, CCI, CMA Tribunaux de commerce, Urssaf et DGFIP sont maintenant centralisées sur un site unique : le Portail E-procédures.
Ce portail permet de créer et modifier son entreprise, cesser l’activité, déposer les comptes annuels et réaliser les opérations de dépôts de marques et de brevets.
2- Réglementation autour des locaux
Le propriétaire d’un local, l’acquéreur d’un bien immobilier ou l’entreprise locataire autorisée par le propriétaire doit déposer une déclaration préalable avant d’entreprendre des travaux dans le local concerné par la future exploitation.
Les travaux de plus de 20 m2 sont quant à eux soumis à une demande de permis de construire.
Avant de signer un bail commercial, le futur locataire doit s’assurer que l’activité envisagée est autorisée dans le bail ou le règlement de copropriété
Si l’activité a besoin d’une extension sur le domaine public, une autorisation préalable doit être demandée en mairie.
Enfin, l’ouverture d’un local recevant du public doit faire l’objet d’une visite de sécurité et se conformer aux obligations d’affichage réglementaire (Horaires, plan d’évacuation, coordonnées inspection et médecine du travail,)
3- Assurances contre les risques
De nombreuses assurances doivent être souscrites par le dirigent de l’entreprise :
L’assurance Responsabilité Civile qui garantit l’entreprise contre les dommages matériels et d’arrêt d’activité, contre les dommages causés aux tiers ainsi de lui fournir une protection juridique.
L’assurance RC est obligatoire pour certaines professions (métiers du Bâtiment, santé, architectes,) et recommandée pour la plupart des autres professions.
L’assurance incendie et dommages souscrite par le locataire est obligatoire lors de la conclusion du bail commercial.
L’assurance santé est obligatoire pour couvrir l’ensemble des salariés de l’entreprise.
4- Formalités d’embauche
Avant d’embaucher un salarié, vous devez rédiger un contrat de travail puis effectuer la déclaration d’embauche du salarié sur le site DPAE.
Ensuite et grâce aux déclarations DSN mensuelles, le salarié sera enregistré auprès des organismes de Sécurité sociale, d’assurance retraite complémentaire (Agirc, Arrco) et auprès de l’organisme de santé auquel l’entreprise a souscrit.
5- Affiliation au régime sociaux et déclaration sociales périodiques
La DPAE du premier salarié crée automatiquement l’affiliation de l’entreprise aux régimes de sécurité sociale (Urssaf) et aux régimes de retraites complémentaires.
La réalisation des bulletins de salaires via un logiciel ou une plateforme de paies externalisées va créer mensuellement une déclaration DSN (Déclaration sociale nominative) qui effectue la déclaration des charges sociales aux organismes et prélève les charges sociales automatiquement.
6- Règles de facturation
La facturation des entreprises obéit à des règles précises :
· La facture est obligatoire pour les ventes et prestations entre commerçants
· Elle est également requise lors de la livraison de travaux immobiliers à des particuliers.
· Elle est enfin exigée si le client particulier la demande expressément.
Les factures doivent être numérotées en séquence chronologique sans doublons ni trous dans la numérotation.
De nombreuses mentions sont obligatoires sur les factures :
· N° de pièce et date de la facture,
· Les coordonnées du commerçant qui facture, N° de Siret et N° Intracommunautaire,
· Coordonnées et adresses de facturation et de livraison du client,
· N° intracommunautaire du client s’il est un commerçant membre de la CEE,
· Détail des marchandises ou prestations avec les prix, quantités et remises éventuelles,
· La Tva appliquée sur les éléments de facturation,
· Les conditions de règlements et d’échéance,
· La référence à la livraison, au devis éventuel, …
Dans certains cas, la demande d’un acompte doit être précédée de l’établissement d’une facture d’acompte.
7- La tenue de comptabilité et les obligations fiscales
Le code de commerce impose la tenue d’une comptabilité. Certaines catégories en sont exemptées : les autoentrepreneurs et les micro-entreprises qui peuvent tenir une comptabilité simplifié.
Il s’agit des entreprises dont le Chiffre d’Affaires est inférieur aux montants suivants (Référence 2023) :
- 188 700€ pour les activités de ventes de marchandises,
- 77 700€ pour les prestations de services,
Ces entreprises ne facturent pas de Tva et en revanche, ne peuvent déduire de Tva sur les achats, frais et investissements à condition que leur Chiffre d’Affaires soit inférieur aux seuils suivants :
- Entreprise de prestations de services et professions libérales : 36 800€
- Entreprise de commerce et d’hébergement : 91 900€
Pour les entreprises assujetties à la Tva, elles sont placées selon leur niveau de Chiffre d’Affaires soit sous le régime Réel Simplifié, soit sur le régime Réel Normal.
Les entreprises doivent déposer annuellement une déclaration de revenus et payer l’impôt sur les sociétés si elles sont constituées sous la forme de SA, SAS, SARL sinon, les revenus sont taxés au titre des associés.
Les entreprises sont également redevables de la CFE (Contribution foncière des entreprises et de la CVAE pour celles qui ont un Chiffre d’Affaires supérieurs à 500 000€
Certaines taxes sur les salaires sont également perçues en même temps que les déclarations DSN pour celles qui ont des salariés (Taxe d’apprentissage et Taxe sur la formation continue)
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