Avant-propos
Face à de nombreuses aux exigences réglementaires et surtout face à l’exigence de devoir gérer et bien piloter son entreprise, les dirigeants de TPE sont confrontés à de nombreuses tâches administratives, comptables et financières pour la plupart très chronophages et surtout pour lesquelles ils n’ont pas forcément la compétence, le goût et le temps de les exécuter.
Le dirigeant de TPE est majoritairement concentré sur son activité technique et commerciale car cela est son cœur de métier et bien qu’il soit conscient de la nécessité de s’organiser pour gérer et piloter financièrement son entreprise.
La procrastination est en la matière, très souvent l’écueil qui se présente, le faisant souvent repousser à plus tard les taches de gestion faute de temps mais aussi faute de posséder un outil de gestion à sa mesure.
ETape 1
J’enregistre et contrôle mes ventes
L’entrepreneur, avant toute chose, a un impératif besoin de générer et d’enregistrer son chiffre d’affaires qu’il soit commerçant, artisan, ou entrepreneur de services car cela lui permet d’encaisser les ventes, de les facturer et de prévoir leur règlement à échéance, c’est cela le « nerf de la guerre » pour une entreprise : FACTURER, ENCAISSER et RELANCER
Cette activité naturellement quotidienne pour les entreprises de commerce en boutique doit être également régulière pour les entreprises qui facturent des biens ou de prestations à des clients avec des conditions de paiement à échéance car les conditions d’échéance sont généralement calculées en nombre de jours octroyés à partir de la date de facturation d’où l’intérêt de facturer dès les prestations effectuées ou dès les marchandises ou biens livrés afin de minimiser les délais d’encaissements .
L’utilisation pour les commerçants d’un système de caisse en ligne, et pour les entreprises qui facturent, d’un moyen de facturation rapide pour faire soit de la facturation de comptoir, soit de la facturation dès les prestations ou livraisons réalisées, permet d’établir les documents commerciaux facilement (ticket de caisse, facture) et cela sans effort ni compétence comptable supplémentaires du dirigeant, de les comptabiliser et de mettre à jour entre autre deux informations clés et permanentes à disposition du chef d’entreprise, pour lui permettre de sécuriser son encours clients et d’agir en cas de besoin :
1. L’échéancier prévisionnel représentant ce que les clients doivent à l’entreprise à 1, 5, 10, 15, 30 ou 60 jours selon les conditions qui leur sont consenties et donc les rentrées prévisibles sur lesquelles l’entrepreneur peut compter et qu’il peut échanger avec son banquier dans une optique de réassurance.
2. Les échéances en retard ou celles qui approchent de leur date d’encaissement et pour lesquelles, l’entrepreneur pourra envoyer des rappels appropriés à l’exigence de la situation.
Etape 2
J’enregistre les achats et dépenses de l’entreprise
Pourquoi cela est-il important et nécessaire de le faire ?
· Pour connaître les montants d’achats et de dépenses par catégorie (si on n‘enregistre pas ses dépenses régulièrement, seuls les comptes établis en fin d’année ou la trésorerie qui s’alourdit renseigne alors tardivement l’entrepreneur sur le niveau de consommation de certaines dépenses sans lui offrir le moyen de réagir à temps.
· Enregistrer ses dépenses régulièrement permet de permettre de récupérer le Tva déductible sans délai et le plus justement possible.
· Enregistrer ses dépenses régulièrement permet à l’identique des échéances clients de connaître les décaissements et ainsi d’anticiper les besoins éventuels de trésorerie et de négocier avec ses fournisseurs d’éventuels délais et ce, par anticipation et non pas à la suite d‘une relance de leur part.
Enregistrer régulièrement les factures d’achats et de dépenses : Est-ce vraiment une tache lourde pour l’entrepreneur ?
La réponse est non car une TPE reçoit en moyenne par mois moins de 50 factures ou documents justificatifs d’une dépense (Factures d’achats ou de fournisseurs de frais généraux, avis de loyer, bordereaux d’appel de cotisations sociales, fiscales,)
Cela revient à enregistrer dans son système de gestion environ 1 à 3 pièces de dépenses par jour ce qui demande moins de 10 mn par jour
L’utilisation pour les entreprises d’un outil de gestion ou d’une plateforme en ligne permet de scanner puis d’enregistrer les pièces de dépenses facilement) et sans effort ni compétence comptable supplémentaire du dirigeant et les voir automatiquement comptabilisées en mettant immédiatement à jour plusieurs informations clés et permanentes à disposition du chef d’entreprise pour lui permettre de connaître et analyser ses dépenses et échéances à payer.
Etape 3
J’intègre & j’affecte mes dernières opérations bancaires
A ce stade, la comptabilité de l’entreprise est déjà mise à jour implicitement sans autre intervention que d’établir ses factures et classer en les enregistrant les quelques pièces de dépenses du jour.
Il ne reste pour permettre à l’entrepreneur d’avoir une vue encore plus précise sur son activité et sa trésorerie que d’intégrer les opérations bancaires pour constater et affecter ses encaissements et décaissements.
Cette dernière tache que nous conseillons à tout dirigeant de TPE de réaliser quotidiennement va permettre d’affecter la plupart des lignes nouvelles d’extraits bancaires :
1. Aux échéances clients et fournisseurs qu’elles règlent,
2. Et également d’affecter les lignes restantes à des dépenses non encore enregistrées ou à des opérations particulières,
A l’issue de l’affectation des lignes d’extraits bancaires, la comptabilisation des mouvements bancaires sera complétée automatiquement et les échéanciers clients et fournisseurs et la situation de trésorerie prévisionnelle sera instantanément actualisée ainsi que le montre la page d’accueil actualisée
En résumé
3 ACTIONS quotidiennes ou régulières
1. ETABLIR SES FACTURES CLIENTS AU PLUS PROCHE DES LIVRAISONS OU DES PRESTATIONS
2. ENREGISTRER LES PIÈCES D’ACHATS ET DE DÉPENSES DES LEUR RECEPTION
3. AFFECTER VOS NOUVELLES LIGNES D’EXTRAITS BANCAIRES DU JOUR
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